Resumen del Módulo
Unidad 1
La Partida doble es el método que utiliza la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que realiza la empresa. En todo asiento se registran una o más partidas deudoras y acreedoras. Es decir, en todo asiento existe una doble registración de partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras.
Las reglas de la técnica contable denominada partida doble, se aplican sobre lo que la Contabilidad llama "Cuentas"
Se denomina cuenta a la agrupación de conceptos con características similares que integran el patrimonio y los resultados.
Es decir, que las cuentas son instrumentos que nos permiten representar contablemente la composición del patrimonio y las repercusiones que tienen los hechos económicos sobre el mismo.
En otras palabras, las cuentas son instrumentos de representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los resultados.
La empresa hace el procesamiento de datos (que provienen de los documentos comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información, éstos se originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros y pagos), utilizando una técnica denominada "partida doble", y los medios que utiliza para aplicarla son las cuentas.
Clasificación de las cuentas:
Patrimoniales: Se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de:
- activo (A): bienes de propiedad de la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y lo que te deben (derechos)
- pasivo (P): deudas, compromisos u obligaciones a pagar, es decir: lo que vos debes, y
- patrimonio neto (P.N): es la diferencia entre el activo y el pasivo (entre lo que tenés y lo que debés), es decir: el capital inicial de tu empresa (lo que depositaste en la empresa)
De Resultado: Sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestión. Así, podemos diferenciar cuentas de:
- negativo (R.N): gastos, pérdidas.
- ganancias (R.P): ganancias.
Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes:
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
- El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita.
- El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos)
- En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa.
- Las pérdidas se bebitan y las ganancias se acreditan
- Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas)
- Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias)
Síntesis:
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DEBE |
HABER |
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(+) Activo (-) Pasivo (-) Patrimonio Neto (+) Pérdidas (R.N.) (-) Ganancias (R.G.)
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(-) Activo (+) Pasivo (+) Patrimonio Neto (-) Pérdidas (R.N.) (+) Ganancias (R.G.) |
ACTIVO = RECURSOS el activo de una empresa, está formado por todos sus recursos (bienes y derechos) a una determinada fecha, tales como el dinero que posee, las mercaderías, los muebles, los documentos y facturas por cobrar, etc.
PASIVO = DEUDAS representa las obligaciones, compromisos o deudas contraídos por la Empresa y su grado de exigibilidad, es decir de acuerdo a su vencimiento. Indica el dinero que las fuentes financieras (terceros) ha facilitado a la Empresa.
En resumen, el pasivo está constituido por todas las deudas y obligaciones contraídas por la Empresa, a una determinada fecha, tales como las facturas por pagar, pagarés a pagar,etc.
PATRIMONIO NETO llamado también como Capital Contable, es la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO.
Unidad 2
Libros de Comercio
Son Libros con rayados especiales que utilizan los comerciantes y empresas para registrar sus operaciones comerciales, permitiéndoles llevar una contabilidad en forma uniforme y organizada.
Finalidades:
- Constancia escrita de todas las operaciones realizadas
- Registrar y controlar los aumentos, disminuciones y saldos de los elementos que componen el patrimonio
- Realizar cada año el Balance General, mostrando el Estado Patrimonial (activo, Pasivo, Patrimonio Neto) y el Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias)
- Ser medio de información para terceros
- Permitir el correcto cumplimiento de sus obligaciones fiscales (impositivas)
Libro Diario
En este libro se anotarán todas las operaciones comerciales día por día, según el orden en que se efectuaron (cronológicamente). Es un Libro obligatorio
Libro Mayor
El Libro Mayor es un libro auxiliar en el que se pasan los débitos, créditos y saldos de cada cuenta según los registros del Libro Diario. Este libro brinda una información complementaria que nos permite conocer el movimiento de cada una de las cuentas y el saldo de las mismas.
Para realizar el pase del Libro Diario a los Libros Mayor, se copian los débitos y créditos de cada cuenta. Luego se suma el total de débitos (DEBE) y el total de créditos (HABER) y por diferencia se obtiene el saldo. Es decir: DEBE - HABER = SALDO
Recuerda que:
- El saldo es deudor, cuando el debe es mayor que el haber.
- El saldo es acreedor, cuando el haber es mayor que el debe
- La cuenta esta saldada o cancelada, cuando el debe es igual al haber.
La empresa llevará tantos libros mayor como cuentas utilice. En nuestro ejemplo, la empresa Azul tiene 19 libros Mayor, porque hasta el momento ha utilizado 19 cuentas.
Balance de Comprobación de Sumas y saldos
Es un Estado Contable donde se pasan todas las cuenta del Libro Mayor, con la suma total de sus débitos, con la suma total de sus créditos y se establece los saldos correspondientes a cada una de ellas.Su finalidad es:
- Comprobar si los pases del Libro Diario al Libro Mayor fueron todos los que debían hacerse y si coinciden entre si
- Comprobar si los saldos deudores coinciden con el total de los saldos acreedores
- Ser punto de partida para realizar el Balance General
Este balance se confecciona periódicamente , según sea el movimiento de la contabilidad y la necesidad de la comprobación. No es necesario llevar un libro para asentar estos balances.
Consiste en Transferir la suma total de los débitos, créditos y saldos de cada cuenta a una planilla de trabajo:
Unidad 3
Prebalance General (8 columnas)
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos sirve de punto de partida para confeccionar el Balance General.
El Balance General es un estado contable que nos permite conocer la situación patrimonial de una empresa y sus resultados.
Si antes de realizar las operaciones de cierre, quisiéramos conocer de manera anticipada la situación patrimonial y los resultados, podríamos confeccionar el BALANCE en una planilla de trabajo. Partimos del balance de comprobación de sumas y saldos y agregamos 4 columnas más: dos para las cuentas patrimoniales y dos para las cuentas de resultado.
En la columna de las cuentas patrimoniales, ubicamos a la izquierda las cuentas de Activo (porque tienen saldo deudor y el debe se ubica a la izquierda), y a la derecha las cuentas de pasivo y patrimonio neto (porque tienen saldo acreedor y el haber se ubica a la derecha).
En la columna de las cuentas de resultado, ubicamos a la izquierda las cuentas de pérdida (porque tienen saldo deudor y el debe se ubica a la izquierda), y a la derecha las cuentas de ganancia (porque tienen saldo acreedor y el haber se ubica a la derecha).
Este balance no puede considerarse el definitivo, porque falta realizar otro Estado contable básico en la vida de una empresa: El Inventario
Inventario
El cierre del ciclo contable requiere de trabajos preparatorios, con el objeto de mejorar la información que puede obtenerse del sistema contable.
La operación previa más importante es la realización del Inventario de la empresa.
Hacer el Inventario implica una serie de tareas , como recuentos físicos y conciliaciones de datos. Luego, se confecciona un listado detallado de los elementos inventariados, con sus valores correspondientes. Este listado se transcribe en el Libro "Inventarios y Balances". Recuerda que cuando estudiamos los libros de comercio, dijimos que el Libro Diario y el Libro Inventarios y balances eran LIBROS OBLIGATORIOS.
| INVENTARIO: Es la descripción detallada de todos los elementos que componen el patrimonio de la empresa, que se obtiene después de hacer recuentos, arqueos y conciliaciones o comprobaciones |
Asientos de Ajuste
Si bien los recuentos de bienes se hacen en forma frecuente para verificar la EXISTENCIA de los mismos, el recuento más importante es el que se efectúa a la fecha de CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO y forma parte del INVENTARIO GENERAL.
Luego de realizar el inventario, se comparan los datos arrojados por éste y los datos proporcionados por el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
Si detectamos alguna diferencia, debemos corregir esta situación haciendo ASIENTOS DE AJUSTES. Estos asientos se realizan en el Libro Diario, a continuación de la última operación comercial registrada.
¡Recuerda! que dijimos que cada uno de los asientos registrados en el libro Diario debe tener un "documento" que lo respalde. En el caso de los asientos de ajuste, el documento que los respalda es el Inventario.
¡Recuerda! que el inventario es el reflejo de la realidad de la empresa y que en los libros contables pueden cometerse errores, por ello es que debemos corregir los libros, en función de los datos arrojados por el inventario.
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+A +I |
Caja Sobrante de Caja |
xxx
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xxx |
Cuando sobra dinero |
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+E -A |
Faltante de Caja Caja |
xxx
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xxx |
Cuando falta dinero |
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+E -A |
Faltante de Mercaderías Mercaderías |
xxx
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xxx |
Cuando falta mercaderías |
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+A -A |
Deudores Morosos Deudores por Ventas |
xxx
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xxx |
Cuando un cliente se atrasa en el pago |
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+E -RA |
Amortización Amortización Acumulada XX |
xxx
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xxx |
Cuando registramos el desgaste de un bien de uso |
Prebalance Ajustado
Luego de hacer el inventario se deben controlar los saldos del Mayor de cada cuenta con los datos arrojados por el Inventario. Si existe alguna diferencia, es necesario corregirla. Esta corrección se hace por medio de los "Asientos de Ajuste". Cada uno de los ajustes es anotado en el libro Diario y luego pasado al Mayor. A continuación se calculan los saldos ajustados.
Sobre la base del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, se agregan los ajustes efectuados, se recalculan los saldos de las cuentas, dando origen de esta forma al balance ajustado o corregido.
La hoja de "prebanance" es una planilla de trabajo que permite la visualización de toda la tarea de armado del Balan. Tal como podrás ver, consta de varios pares de columnas:
- Sumas: Total de débitos y créditos de cada Mayor
- Saldos Originales: diferencia entre los débitos y los créditos de cada Mayor
- Saldos Ajustados
- Clasificación de las cuentas patrimoniales
- Clasificación de las cuentas de resultado.
Unidad 4
El Cierre del Ejercicio Económico
Después de hacer la evaluación de nuestra situación económica y patrimonial, hacemos el cierre del ejercicio económico.
Para registrar contablemente la finalización del ejercicio económico, se procede a efectuar los siguientes asientos de cierre de cuentas:
- de refundición de cuentas de resultado
- de cierre de cuentas patrimoniales
Estos asientos producen un "CORTE" entre los ejercicios económicos. Se cierra el que ya ha terminado para volver a empezar con el siguiente
Refundición de Cuentas de Resultado
Se llama así al Cierre de Cuentas de pérdidas y ganancias.
Al finalizar el ejercicio económico se deben cancelar las cuentas de resultado en forma definitiva mediante dos asientos en el Libro Diario, que se realizan a partir del último ajuste.
En el primer asiento se debita la cuenta "Pérdidas y Ganancias" y se acreditan todas las cuentas de resultado negativo, Pérdidas (Refundición de Pérdidas)
En el segundo asiento se debitan todas las cuentas de resultado positivo, Ganancias y se acredita la cuenta "Pérdidas y Ganancias" (Refundición de Ganancias)
La Cuenta "Pérdidas y Ganancias" es la cuenta que representa al "Resultado del Ejercicio". Si el debe es mayor al haber, es decir, los gastos superan a los ingresos estamos ante un resultado negativo (pérdida); pero, si el haber es mayor al debe, es decir, los ingresos superan a las pérdidas, el resultado es positivo (ganancia)
| Las cuentas de resultado se cierran al finalizar el ejercicio económico y se vuelven a abrir, en el ejercicio siguiente, partiendo de saldo "cero" y sólo cuando aparecen las nuevas pérdidas y las nuevas ganancias. |
Cierre de Cuentas Patrimoniales
Al cierre del ejercicio, se deben cancelar enforma provisoria las Cuentas Patrimoniales (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto), mediante un asiento en el Libro Diario. Este es el último asiento del ciclo contable.
Se debitan las cuentas de saldo acreedor (Pasivo, Patrimonio Neto, Regularizadoras de Activo y "Pérdidas y Ganancias", si la cuenta tuvo saldo acreedor), y se acreditan las cuentas de saldo deudor (activo y "Perdidas y Ganancias", si la cuenta tuvo saldo deudor).
Cuando la cuenta "Pérdidas y Ganancias" tiene saldo deudor significa que se obtuvo una pérdida neta en el ejercicio; pero si tiene saldo acreedor se obtuvo una ganancia.
| Las cuentas patrimoniales se cierran al finalizar el ejercicio económico y se vuelven a abrir, en el siguiente ejercicio, con el mismo saldo que tenían al cierre. |
La Apertura del Nuevo Ejercicio Económico
Para dar apertura al Nuevo Ejercicio Económico se invierte el asiento de cierre, colocando a cada cuenta en su saldo correspondiente. Aquí, es posible reemplazar la cuenta "Pérdidas y Ganancias" por RESULTADO DEL EJERCICIO o RESULTADOS ACUMULADOS.
Estados Contables
Los Estados Contables son un tipo de informe contable, destinado principalmente a los usuarios externos, por medio de los cuales la empresa da a conocer públicamente su situación.
Los Estados Contables muestran aspectos patrimoniales, económicos y financieros de la organización. Existe la obligación legal de emitir Estados Contables en forma periódica. Existen normas especiales con respecto a la forma de presentación de los mismos y a la veracidad de su contenido.
Los Estados contables son utilizados también por los usuarios internos en la toma de decisiones acerca del curso a seguir y para control de la gestión de la empresa.
Estados Contables Básicos
Los Estados Contables Básicos son los que muestran los aspectos más importantes de la empresa:
1- Estado de Situación Patrimonial
Expone la situación patrimonial de la empresa. Muestra la composición del patrimonio de la organización en un momento determinado: la fecha de cierre del ejercicio económico (31/12/...)
Para su exposición, el patrimonio se ordena de una manera especial para facilitar su comprensión. Ese ordenamiento se hace agrupando las cuentas que son utilizadas por la empresa para una finalidad similar, creando así los grupos funcionales de cuentas: Caja y Bancos; Bienes de Cambio; Créditos; Bienes de Uso; Deudas; etc.
2- Estado de Resultados
Expone la situación económica de la empresa. Refleja los resultados obtenidos durante un determinado período y las causas que generaron esos resultados, Si bien en el estado de situación patrimonial se declara el resultado del ejercicio, no especifica cómo se obtuvieron.
3- Estado de Evolución del Patrimonio Neto
El Estado de Evolución del Patrimonio Neto permite ver con más detalle una porción de la situación patrimonial de la empresa. Muestra cómo ha evolucionado el patrimonio neto durante el ejercicio económico.
4- Estado de Origen y Aplicación de Fondos
El Estado de Origen y Aplicación de Fondos expone la situación financiera de la organización. Da a conocer cómo se ha obtenidos fondos y de qué manera se los ha utilizado en las distintas actividades que desarrolla la empresa.