Flujo de la Información
La información se elabora para ser utilizada por distintos usuarios. Por ese motivo, circula entre distintas personas, sectores u organizaciones.
En una organización esta circulación se llama flujo de la información, y expresa la forma en que pasa de un sector a otro de la misma.
Como ves en el gráfico anterior, este flujo de la información puede ser de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o lateralmente.
En el sistema graficado el flujo de información interno de la empresa se muestra de manera horizontal (procesa información), y las actividades en relación con su entorno se presentan de manera vertical (capta información).
La actividad comercial de una empresa generalmente se inicia con la adquisición de mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las compras. Cuando la organización realiza sus adquisiciones recibe las facturas emitidas por sus proveedores, las que serán registradas en el Libro de Compras, detallando la cantidad, precio o importe de las mercaderías y la forma de pago de éstas. Toda compra genera el débito o entrada de bienes (mercaderías) y la salida o crédito de efectivo, también una obligación legal frente al Estado (pago de impuestos).
Luego la empresa realiza las ventas de mercaderías a sus clientes. Emite las facturas correspondientes, las mismas son registradas en el Libro de Ventas, considerando la cantidad, precio de las mercaderías y la forma de pago. Estas ventas generan la entrada o débito de efectivo y la salida o crédito de mercaderías, estableciendo también los impuestos de Ley.
En el Almacén se registra el ingreso de mercaderías y la salida de éstas (inventario).
El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas, Caja e inventario de almacén.
El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se elabora en hoja de trabajo adicionales, las que luego de resumidas, serán centralizadas en el Libro Diario.
El traslado de la información del Libro Diario a los Libros Mayores, muestra el Movimiento de las Cuentas por separado, sumas de los débitos y créditos y saldos de las mismas