Requisitos
Para que la información sea eficiente, debe tener una serie de atributos de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla. Tales requisitos, tal como se enuncian a continuación, constituyen criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el funcionamiento de los mismos.
Relevancia o Significatividad
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La información es relevante cuando es importante para el usuario de la misma; es decir, es significativa para él. Puede haber mucha información, muy valiosa, pero que no necesito en estos momentos y, en consecuencia no es relevante para mí. Como observas, el concepto de relevancia es subjetivo, es decir, depende de las necesidades del usuario. Así una información puede ser relevante para una persona y no serlo para otra. Por ejemplo, la información relativa a las cotizaciones de las acciones en el Mercado de Valores, es relevante para quien está por hacer una inversión en acciones, pero no lo es para el resto de las personas. La relevancia también está relacionada con la forma en que la información es presentada: Por ejemplo, el detalle de las ventas por zona, por producto, por cliente y por vendedor es, seguramente, información relevante para el jefe de ventas, pero no lo es para el jefe de cobranzas, a quien sólo le interesa el total de las ventas por cliente para gestionar el cobro. |
Oportunidad
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La oportunidad está relacionada con el momento en que la información es suministrada al usuario. El que necesita una información la necesita en un momento determinado, es decir en una oportunidad, pasada la cual ya no le es útil.
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La pertinencia está relacionada con la adecuación de La información a las necesidades del usuario
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Por ejemplo, para decidir otorgarle facilidades de pago a un cliente la información pertinente será la relacionada con ese cliente, y no será pertinente la información referida al total de ventas a crédito del mes. Tenés que tener en cuenta que al requerir información es importante especificar con claridad qué información se necesita, bajo que formato debe ser presentada y para qué finalidad será utilizada. Todo esto ayuda al que elabora la información y evitará errores, pérdida de tiempo y pérdida de dinero en la elaboración de un informe no pertinente. |
Confiabilidad
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El que recibe una información debe tener la seguridad de que la información es confiable; es decir, no debe tener dudas de que expresa correctamente los hechos y circunstancias que debe expresar. La información será confiable, si al elaborar el informe no se omitieron datos y si se realizó un riguroso control para evitar errores en la misma. |
Integridad
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La información es íntegra cuando es completa en relación con los requerimientos del usuario. Por ejemplo, si tenes que decidir respecto de la compra de una impresora para tu oficina, solicitarás a los distintos comercios información íntegra sobre ella. Esto incluirá las características técnicas, precio, condiciones de pago, garantía, servicio pos venta, etc. |